De telefoongesprekken worden bewaard als geluidsbestanden en voorzien van een bestandsnaam die verwijst naar het tijdstip waarop het gesprek is gevoerd. Deze bestandsnaam kan later worden gewijzigd in bijvoorbeeld “Jansen inzake Pietersen d.d. 11 nov”.

Universeel toepasbaar
Het SIP 2 Voice systeem is bedoeld om opname van telefoongesprekken mogelijk te maken met een brede inzetbaarheid. Het is PABX (telefooncentrale) onafhankelijk aangezien het wordt aangesloten op de SIP trunk. Ook is het geschikt voor hosted telefonie, waarbij de gebruiker geen PABX meer in huis heeft.
De maximum opname capaciteit per systeem is 100 gelijktijdige gesprekken.

SIP 2 Voice gateways
Aangezien SIP telefonie wordt aangeboden in verschillende capaciteiten, zijn er verschillende SIP 2 Voice gateways leverbaar, zodat in praktisch alle gevallen een oplossing kan worden geboden. Het aantal maximaal gelijktijdige gesprekken wordt bepaald door de gateway.

Opname software
De opname software is een Windows-applicatie die alle gesprekken automatisch opneemt op de harde schijf van de opname PC of server. Na een in te stellen tijdsperiode, bijvoorbeeld een maand, een week of drie dagen, wist het systeem automatisch de bestanden die niet bewaard hoeven te blijven.

De bestanden die wel bewaard moeten blijven, kunnen gerubriceerd en gearchiveerd worden zoals elk ander computerbestand. Ze kunnen als bijlage aan een e-mail toegevoegd worden, naar een andere map gekopieerd, op een USB stick worden opgeslagen of op een CD-Rom/DVD gebrand worden. Tevens kan een audio CD worden gemaakt van één of meerdere gesprekken en zodoende op iedere CD speler worden beluisterd.

Open systeem
De opgenomen gesprekken kunnen worden beluisterd op alle huidige platforms: Windows, Android, Apple en Linux. De gespreksdetails echter zijn uitsluitend zichtbaar op de meegeleverde (Windows) zoek- en beluistersoftware.

Codecs
De meest gebruikte VoIP/SIP codecs kunnen worden toegepast, te weten G.711-A, G.711-mu, G.722 en G.729. Deze codecs zijn niet merkgebonden en ‘open standards’. De specificatie is vastgesteld door de ITU. Merkgebonden (proprietary) codecs worden niet ondersteund.
Aanbevolen wordt om zoveel mogelijk gebruik te maken van de codec van het (Europese) digitale telefoonnet, te weten G.711-A, en voor de HD de G.722, door dit in de telefoontoestellen of softphones in te stellen.

Zoek- en beluister software
De zoek- en beluister software kan op meerder PC’s worden geïnstalleerd en is licentie vrij, waarmee wordt bedoeld dat de gebruiker de software mag installeren en gebruiken op meerdere systemen.
Op alle PC’s die toegang mogen hebben tot de opgenomen gesprekken kan deze software worden geïnstalleerd. Ook dient de opname map op de SIP 2 Voice server voor deze PC’s toegankelijk gemaakt te worden. Eén en ander zal door de systeembeheerder dienen te worden ingesteld.

Er kan op verschillende gesprekskenmerken worden gezocht:

• tijdstip van aannemen uit het telefoonnet. Dit is tot op de seconde nauwkeurig
• gespreksduur
• gekozen nummer
• nummer beller (indien bekend)
• in- of uitgaand

De gesprekskenmerken maken deel uit van het bestand en blijven zodoende behouden ook als het bestand (gesprek) wordt gekopieerd naar een andere map of medium (bijvorbeeld Cd-rom/DVD, USB-stick).

Opslagcapaciteit
De geluidsbestanden die het SIP 2 Voice systeem genereert, vragen niet veel geheugenruimte. De bitrate is 16.000 bits/sec., iets minder dan 1MByte per minuut.

De registratie is digitaal, zonder compressie en/of A-D of D-A omzetting. Hierdoor ontstaat een superieure geluidskwaliteit. De gesprekken zijn van hoge kwaliteit, er vindt geen compressie plaats zodat alle details bewaard blijven. Omdat er digitaal wordt opgenomen, is de geluidskwaliteit gelijk aan het origineel gevoerde gesprek. De twee partijen worden gescheiden weergegeven (stereo), de ene partij via het linkerkanaal, de andere via het rechterkanaal. Dit komt de verstaanbaarheid bij “door elkaar praten” bijzonder ten goede.

Aansluiten op de PC
De SIP 2 Voice gateways worden gekoppeld aan de opname PC of server door middel van een ethernet aansluiting. Dit kan rechtstreeks op de LAN/ethernet aansluiting van de PC/server, of via een LAN segment zijn. De gateway(s) wordt(en) in dat geval aangesloten op een LAN switch. Aanbevolen wordt een LAN snelheid van het bewuste segment van tenminste 100Mbits/sec.
Meerdere systemen kunnen worden aangesloten door middel van een standaard LAN switch. Ook kan een PC zijn aangesloten op het LAN netwerk en via een tweede LAN aansluiting op de SIP 2 Voice hardware (zogenaamd dual- of multi-homed).